Bywać trzeba umieć – zachowanie podczas przyjęć i wydarzeń specjalnych.
Nie każdy ma w sobie jednak pierwiastek lwa salonowego, który odnajdzie się zawsze i w każdej sytuacji, a szczególnie podczas oficjalnych przyjęć i wydarzeń służbowych. Kto z nas bryluje na salonach, sprawnie zmienia towarzystwo, lekko rzuci zawsze śmiesznym żartem, zna się na drinkach i nie odpuści żadnego kawałka na parkiecie? Do tego pozna kogo trzeba, ba nawet się zaprzyjaźni z kim trzeba, a wychodząc nie zapomni skomplementować gospodarzom udanej imprezy. Można by powiedzieć, że z tym trzeba się urodzić. Urodzić bądź nauczyć, a w tym może nam pomóc znajomość zasad etykiety, bo jak udowodniono aż ¾ osób odczuwa silny stres przed wyjściem na wydarzenie, gdzie nie zna zbyt wielu osób. W dużym stopniu stres ten jest spowodowany tym, że poznając nowe osoby musimy wyjść ze swojej strefy komfortu. W przypadku oficjalnych wydarzeń dochodzi jeszcze stres związany z pewnymi standardami zachowań, których się od nas będzie oczekiwało. Warto więc choć pobieżnie przyjrzeć się tym najistotniejszym standardom zachowań podczas przyjęć i wydarzeń specjalnych.
Kiedyś wpadł mi w ręce fragment poradnika przeznaczonego dla amerykańskich dyplomatów, który
pięknie opisywał to jak dyplomata powinien przygotować się do wyjścia na oficjalne wydarzenie. Myślę, że można śmiało przełożyć te treści na grunt biznesowy, a nadal będą w 100% aktualne:
- Pamiętaj, aby zjeść w domu – relacje są bardzo ważne dla funkcjonowania misji.
- Nie jesteś zaproszony jako gość, ale dlatego, że jesteś w pracy.
- Zaakceptuj zaproszenie najpóźniej w ciągu 48 h.
- Dokładnie zapoznaj się z listą gości, a jeśli jej nie masz, poproś o nią.
- Przyjdź 15 minut przed rozpoczęciem uroczystości.
Niech zatem ten fragment będzie punktem wyjścia do bliższego przyjrzenia się tematowi „bywania” na wydarzeniach specjalnych.
Pamiętaj, aby zjeść w domu – relacje są bardzo ważne dla funkcjonowania misji.
To chyba jeden z najważniejszych punktów. Niezależnie od tego czy zdarza nam się wychodzić często czy sporadycznie i jaką „misję” mamy do spełnienia, nie traktujmy tych wyjść jako okazji do darmowego posiłku. Przede wszystkim skupmy się na nawiązaniu nowych relacji. Skoro biznes to relacje, to budujmy je wszędzie gdzie się da, a wspólny posiłek jest tylko doskonałym do tego pretekstem. Warto więc zachować w pamięci tę hierarchię ważności.
Zasady zachowania na przyjęciach zasiadanych i bufetowych opisałam, dość szczegółowo, w poprzednich numerach TM, stąd pominiemy ten bardzo istotny wątek.
Nie jesteś zaproszony jako gość, ale dlatego, że jesteś w pracy.
Jeśli na przyjęciu reprezentujemy konkretną firmę to warto potraktować to poważnie. Założeniem różnego rodzaju eventów jest integrowanie i pielęgnowanie relacji, stąd to one powinny być dla nas priorytetowe.
Budując relacje pamiętajmy jednak o pewnych zasadach etykiety, które pomogą nam korzystać z tego z klasą. W przypadku przyjęć bufetowych:
- Dołączając do grona osób starajmy się nie pozostawać tylko w jednej grupie, przez cały czas trwania przyjęcia. Warto podchodzić do różnych grup, dzięki czemu poznamy więcej osób.
- Nie trzymajmy się kurczowo tylko jednej, znanej nam osoby. Ani my ani ta osoba nie będzie miała szans poznać kogokolwiek.
- Nie rozpaczajmy gdy znajomy czy znajoma nie mogą pójść z nami na przyjęcie. Idąc samemu na pewno poznamy zdecydowanie więcej osób. Choć wyjście ze strefy komfortu może być na początku trudne, to będzie warto.
- Teoretycznie możemy podchodzić do wszystkich gości na przyjęciu, jednak etykieta każe być ostrożna w przypadku podchodzenia do osób o znacznie wyższej randze oraz do zajętych rozmową par (z wyłączeniem par małżeńskich).
- Dołączając do grupy osób pamiętajmy, żeby zawsze się przedstawić. Najkorzystniej jest jeśli w tym gronie jest ktoś kto zrobi to za nas (wówczas osobę dołączającą przedstawiamy grupie). Jeśli nie ma nikogo takiego – zawsze robimy to sami. Zgodnie z etykietą podajemy imię i nazwisko oraz nazwę firmy pomijając stanowisko czy tytuły naukowe.
- Po przedstawieniu się możemy przywitać się ze wszystkimi (uścisk dłoni), lub jeśli jest większa ilość osób możemy z tego zrezygnować. Jeśli wśród osób, do których dołączamy jest gospodarz, gość honorowy lub inna szczególnie ważna persona, to zgodnie z zasadami precedencji, witamy się najpierw z tą osobą, a następnie z pozostałymi.
Choć moje wtrącenie dotyczy bardziej roli współgospodarza, a nie gościa, pozwolę sobie na dygresję. Mam wrażenie, że czasami pracownicy firm organizujących np. jubileusz czy imprezę dla klientów czują się właśnie jak goście, a nie gospodarze. Pamiętajmy że każdy pracownik firmy pełni funkcję współgospodarza i do jego obowiązków należy przebywanie wśród gości i zapoznawanie ich ze sobą, a nie zabawa we własnym gronie.
Zaakceptuj zaproszenie najpóźniej w ciągu 48 h.
Im szybciej zaakceptujemy zaproszenie tym lepiej, ale to wszyscy wiemy. To gdzie jeszcze czasami popełniamy błędy to luźne podejście do zaproszeń, a raczej luźne podejście do tego kto został zaproszony. Jeśli dostajemy imienne zaproszenie, to w przypadku gdy sami nie możemy wziąć udziału w wydarzeniu, nie wypada przekazać go komukolwiek. Nietaktem jest też pytanie organizatora czy zaproszenie możemy przekazać. Jeżeli będzie miał taką wolę, to sam nam to zaproponuje w chwili gdy będziemy go informować, że nie możemy wziąć udziału w wydarzeniu.
Zaproszenie, na którym nie ma wskazanej konkretnej osoby, możemy śmiało przekazać innej osobie. Pamiętajmy jednak, żeby była to osoba na zbliżonym stanowisku do naszego, ewentualnie na wyższym. Gospodarz zaprasza gości według pewnego klucza i przykładowo asystentka, która „w spadku” od swojego przełożonego dostaje zaproszenie, może czuć się niezręcznie, a takich sytuacji chcemy unikać.
Dokładnie zapoznaj się z listą gości, a jeśli jej nie masz, poproś o nią.
To coraz częściej spotykana, nie tylko w dyplomacji, praktyka. Warto włożyć wysiłek w to by dowiedzieć się kto będzie uczestniczył w danym przyjęciu. Czasami taka lista jest udostępniona, a czasami musimy sami o nią zapytać. Ważne, żeby zrobić to taktownie. Eventowi weterani wiedzą jednak, że to się opłaca, a różnego rodzaju wydarzenia to doskonała okazja żeby poznać różne osoby. I tu posiadanie listy to jedno, ale zebranie się na odwagę by podejść i błyskotliwie zagaić to druga kwestia, którą każdy musi przepracować już we własnym zakresie.
Przyjdź 15 minut przed rozpoczęciem uroczystości.
I choć o zaproszeniach pisałam w styczniowym numerze TM, to tak naprawdę nie o nie tu chodzi, a ponownie o relacje. Te 15 minut podczas których goście się gromadzą to doskonała okazja do poznania nowych osób. Większość z gości liczy, że spędzi ten czas na rozmowie z kimś, a nie samotnie w kącie, więc wykorzystajmy ten cenny czas. Szczególnie warto z niego skorzystać w przypadku przyjęć zasiadanych, gdzie po zajęciu miejsc przy stole, nie wypada się przesiadać do innych stolików.
I tak zatoczyło się nam koło: od relacji zaczynaliśmy i na relacjach skończyliśmy. Skoro jednak „biznes to relacje”, jak mówił Jak Kulczyk, to chyba nie ma się co dziwić, że nawet w temacie przyjęć nie można się od nich odciąć. Choć rozpoczynałam ten artykuł zdaniem „Bywać trzeba umieć” to tak naprawdę uważam, że „bywać trzeba chcieć”, bo nawet gdy znamy wszelkie możliwe zasady etykiety, protokołu, czy sztuczki wspomnianych już eventowych weteranów, a nie jesteśmy otwarci na nowe osoby, nie korzystamy z tego co daje nam spotkanie, nie dajemy się poznać – lepiej chyba zostać w domu. Zawsze można posprzątać czy zrobić pranie. Przynajmniej tu nikt nam nie będzie mówił w jakiej kolejności… wkładać pranie do pralki :).
Więcej w temacie – zachowanie podczas przyjęć i wydarzeń specjalnych.
Jeśli interesuje Cię temat zachowania podczas przyjęć i wydarzeń specjalnych zapraszam do moich artykułów o podobnej tematyce „Organizacja wydarzeń specjalnych” https://projektowniawizerunku.pl/organizacja-wydarzen-specjalnych/
Więcej o etykiecie w mojej książce: https://cedewu.pl/Kultura-budowania-relacji-sluzbowych-czyli-etykieta-biznesu-w-praktyce-p2881
Źródła:
Protocol for the modern diplomatsForeign Service Institute U.S. Department of State www.state.gov/documents/organization/176174.pdf
