Organizacja wydarzeń specjalnych

Karnawał to czas zabawy i spotkań nie tylko z przyjaciółmi ale też z klientami i kontrahentami. To doskonała okazja do organizacji corocznych spotkań i celebracji jubileuszy. Bawić się lubimy, a nic tak nie zacieśnia więzi, jak wspólny „wężyk” czy bruderszaft z klientem. Zanim jednak do tego dojdzie wszystko w rękach speców od PR, pracowników działów marketingu czy agencji eventowych, które będą odpowiadały za organizację takiego wydarzenia. Choć ufamy im wierząc, że działają zachowując najwyższe standardy, nie zaszkodzi samemu zapoznać się z pewnymi zasadami, które pozwolą nam na organizację wydarzenia na najwyższym poziomie. W końcu to Państwo będziecie czynić honory gospodarzy i przyjmować bądź wyrazy uznania za udaną imprezę lub wręcz przeciwnie, czego oczywiście nikomu nie życzę.

Zaproszenia:

Już na etapie zaproszenia możemy wywrzeć pozytywne wrażenie na naszych gościach. Mają na to wpływ nie tylko estetyka i wygląd zaproszenia, ale też zawarte informacje, które powinny uwzględniać:

• Do kogo skierowane jest zaproszenie (czy uwzględniona jest osoba towarzysząca czy nie)
• Miejsce i godzina wydarzenia
• Powód spotkania
• Informacje o wymaganym stroju. To bardzo ważny punkt, bo niesprecyzowanie tego zawsze rodzi wiele pytań i wątpliwości co na siebie włożyć.
• Informacje dotyczące potwierdzenia obecności. Nie wszyscy mamy jednakowe wyczucie i to co dla jednych jest oczywiste, dla innych niekoniecznie. Dlatego pomóżmy naszym gościom i wskażmy im najdogodniejszą dla nas formę potwierdzenia swojej obecności. Mamy tu kilka możliwości.

Na zaproszeniach możemy znaleźć poniższe zapisy :

• P.M. (Pro memoria) – Nie ma konieczności potwierdzania swojej obecności. Zapis ten oznacza, że zaproszenie dostaliśmy jedynie w celu przypomnienia o wydarzeniu.
• R.S.V.P (respondezs’il vous plait) – Najczęściej spotykany zapis, który obliguje nas do potwierdzenia swojej obecności. Nie zwlekamy z tym do ostatniej chwili.
• En casd’empechement / RegretsOnly(W razie niemożności przybycia) – Widząc na zaproszeniu taki dopisek powinniśmy wiedzieć, że kontaktujemy się z gospodarzem jedynie, jeśli z jakiś przyczyn nie możemy wziąć udziału w przyjęciu.
• s.t. = sine temport- Wymagane jest punktualne przyjście.
• c.t. = cum tempore – Nie musimy przybyć punktualnie, a wręcz wskazane jest przyjście odrobinę po czasie.

Nie każde wydarzenie i spotkanie z klientami wymaga pisemnego zaproszenia. Jak uczono mnie w Międzynarodowej Akademii Protokołu i Etykiety w Londynie, z wysyłania pisemnych zaproszeń rezygnujemy w przypadku mniej oficjalnych spotkań jednak jeśli organizujemy przyjęcia typu koktajl przyjęcia bufetowe a tym bardziej zasiadane, wymaga to od nas wysłania wydrukowanego zaproszenia z 3-4 tygodniowym wyprzedzeniem. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku bankietów, jubileuszy i bardziej oficjalnych przyjęć, jednak tu zaproszenia wysyłamy minimum 6-8 tygodni przed imprezą. Osobiście zalecam nawet większe wyprzedzenie. Wysłanie zaproszenia na wydarzenie specjalne tuż przed terminem jest bardzo niestosowne, a zaproszona tak osoba może niemalże mieć pewność, że znalazła się na liście rezerwowych.

Obowiązki gospodarza.

Powitanie gości.

To przywilej i obowiązek każdego gospodarza. Elegancką formą powitania naszych gości będzie oczekiwanie na nich przy drzwiach prowadzących do sali bankietowej. Honory czyni właściciel lub prezes firmy będącej gospodarzem spotkania lub inna osoba, właściwa pod względem pełnionej funkcji. Gospodarz może witać sam lub w towarzystwie np. swojego zastępcy czy np.gościa honorowego. Gospodarz zawsze jako pierwszy inicjuje uścisk dłoni witając swoich gości. Jeśli gość honorowy nie miał okazji poznać wcześniej przybywających na uroczystość gości, gospodarz przedstawia mu każdą z przybyłych osób. Zgodnie z precedencją to gość honorowy ma specjalne przywileje i to jemy przedstawiani są inni goście.

Zapoznawanie ze sobą gości.

Obowiązkiem gospodarza jest też zadbanie by przybyli goście mieli okazję poznać siebie nawzajem. Jeśli w wydarzeniu uczestniczy wiele osób, gospodarz osobiście może dokonać prezentacji tylko nielicznych, jednak pamiętajmy, że każdy pracownik firmy pełni funkcję współgospodarza i do jego obowiązków również należy przebywanie wśród gości i zapoznawanie ich ze sobą. Warto przygotować się do tego sumiennie, bo kłopotliwe są sytuacje, w których nie pamiętamy nazwisk naszych gości, albo, co gorsza, wcale ich nie kojarzymy.

Zapoznając ze sobą osoby pamiętajmy o kilku zasadach:

• Osobie o randze wyższej przedstawiamy osobę o randze niższej
• Osobie publicznej przedstawiamy osobę niepubliczną
• Klientowi przedstawiamy menadżera
• Osobę pojedynczą przedstawiamy parze
• Osobę podchodzącą do grupy przedstawiamy pozostałym (wyjątkiem jest osoba gościa honorowego, któremu zawsze przedstawiamy pozostałych gości)

Witanie gości z mównicy.

Powitanie wszystkich gości we właściwej kolejności nie jest proste, a w przypadku jubileuszy i wydarzeń oficjalnych, praktycznie nieuniknione. Dobrą praktyką jest sporządzenie pełnej listy gości i zawężenie jej do osób, które powinniśmy powitać z mównicy. Kolejnym etapem jest ułożenie tej listy według precedencji czyi pierwszeństwa wynikającego z rangi. Sprawa zaczyna się komplikować gdy na przyjęciu mamy gości z różnych środowisk, o różnych rangach – czyli standard. Pamiętajmy wówczas o podstawowych zasadach precedencji stanowisk publicznych w Polsce, które wyglądają następująco :

• Przedstawiciele państwa
• Przedstawiciele kościoła katolickiego i innych kościołów
• Przedstawiciele samorządów: województwa, powiatu, gminy
• Przedstawiciele organizacji społecznych, stowarzyszeń, fundacji
• Osoby znane, cenione, pełniące ważne funkcje (z punku widzenia społecznego)

Zabieranie głosu:

Podobnie jak w przypadku witania gości z mównicy, również udzielając głosu naszym gościom, robimy to zachowując zasady precedencji wynikające z rangi. Mimo, że znamy podstawowe zasady dotyczące pierwszeństwa, to łatwo tu o dylematy, bo ten obszar etykiety pozostawia dość duże pole do indywidualnej interpretacji tych zapisów. Ważne jest też uwzględnienie roli poszczególnych gości w naszym wydarzeniu: roli gospodarza miejsca (czyli na przykład Wojewody / Prezydenta Miasta / Wójta gminy) roli gościa honorowego, roli gospodarza wydarzenia i innych ról czasami wynikających z kurtuazyjnych czy okolicznościowych przywilejów.
Naszym zadaniem będzie podjęcie decyzji kto w jakiej kolejności zabierze głos, co nie zawsze jest proste i oczywiste. Pamiętajmy jednak, że to gospodarz powinien zawsze zabierać głos jako pierwszy. Dopiero po przemówieniu gospodarza głos zabierają pozostali. Kwestię ustalenia precedencji przemawiających należy rozpatrywać indywidualnie w każdym przypadku, ale warto pamiętać, że:

• podkreślamy zawsze rolę gospodarza miejsca, czyli taka osoba powinna być uwzględniona na liście przemawiających i może ona zabrać głos np. zaraz po gospodarzu.
• zaraz po gospodarzu moglibyśmy również udzielić głosu gościowi honorowemu, którego rolę i rangę chcemy podkreślić. Dylemat zaczyna się w momencie kiedy w wydarzeniu bierze udział zarówno np. Prezydent Miasta jak i ważny gość honorowy. Wówczas możemy przemówienie gościa honorowego pozostawić na koniec i zastosować tzw. precedencję francuską, gdzie osoba najwyższa rangą przemawia na końcu .
• Mając kilku prelegentów o tej samej randze możemy zastosować kolejność alfabetyczną (od nazwiska), zasady precedencji towarzyskiej (czyli oddać przywileje kobietom i osobom starszym) lub wziąć pod uwagę staż pracy na danym stanowisku.

Czasami jednak mimo włożenia wielkiego wysiłku w przygotowanie takiej listy zgodnie z precedencja nie uda się wszystkich zadowolić. Pozostaje nam tylko zanotować sobie, komu z naszych gości, za rok przesunąć miejsce na liście prelegentów lub bardziej radykalnie – zupełnie wykreślić z listy gości.

Usadzanie gości.

Kolejną kwestią,która spoczywa na naszych barkach, jako organizatora, jest przemyślenie i zaplanowanie kwestii usadzenia gości. Tu wiele zależy od tego czy przyjęcie jest z osobami towarzyszącymi czy bez osób towarzyszących, czy zasiadamy przy stołach okrągłych a może prostokątnych, czy gospodarz i gość honorowy jest jeden czy może kilku. Ze względu na mnogość opcji, każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie. Z większością poradzimy sobie jednak pamiętając o podstawowych założeniach precedencji podczas przyjęć:

• Centralne miejsce zajmuje zawsze gospodarz.
• Gospodarz zasiada najczęściej po środku długiej krawędzi stołu (w stylu francuskim) lubna szczycie stołu (usadzenie w stylu angielskim).W przypadku stołów okrągłych, jest to miejsce, z którego dobrze widać scenę lub centralne miejsce sali bankietowej.
• W przypadku zasiadania przy okrągłym stole, tu również obowiązuje zasada, że po prawej stronie gospodarza zasiada gość honorowy lub osoba najwyższa rangą, a pozostali goście zajmują miejsca zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga.
• Goście zasiadają do stołu zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga gościa.
• Po prawej stronie gospodarza zasiada osoba o randze najwyższej, po lewej druga w kolejności, a następni goście zasiadają naprzemiennie po prawej i po lewej stronie – uwzględniając ich rangę i pozycję.
• zgodnie z założeniami etykiety małżonkowie są traktowani jako goście o równej randze, co oznacza, że małżonka gościa honorowego przejmuje status męża, a np., mąż asystentki, przejmuje status żony.
• Nie jest nietaktem posadzenie gościa honorowego naprzeciw gospodarza. Dopuszczalne jest to wówczas, gdy gospodarz siedzi dokładnie po środku dłuższego boku stołu a po swojej prawej i lewej stronie ma parzystą liczbę gości. Zważywszy jednak na to, że zgodnie z zasadami etykiety, prowadzimy rozmowę jedynie z osobami siedzącymi po naszej prawej i lewej stronie, układ ten znacznie utrudni nam kontakt z naszym głównym gościem.
• Gość honorowy nie powinien siedzieć plecami do drzwi wejściowych lub do sceny.

Pamiętajmy jeszcze o tym żeby, w miarę możliwości, usadzać gości tak by dwie kobiety lub dwaj mężczyźni nie siedzieli obok siebie. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania, stąd priorytetem jest przede wszystkim rozsadzenie kobiet. Jednak jeśli jest to niemożliwe, ze względu na precedencję, to rezygnujemy z tego. Najważniejsze, żeby goście byli rozsadzenie zgodnie z pierwszeństwem wynikającym z rangi. Podobnie jest w kwestii małżeństw, które nie powinny siedzieć razem. Pary powinniśmy mieszać, tak by urozmaicić rozmowę. Ten ostatni zapis nie jest jednak zbyt często praktykowany w naszej kulturze biznesowej.
Jak widać organizacja wydarzeń specjalnych, to nie tylko dylemat z gatunku „w co się ubrać” lecz skomplikowane i wysublimowane narzędzie do budowania relacji, które właściwie zorganizowane i zaplanowane może pokazać naszą klasę, obycie i takt. Nie zgłębialiśmy tajników doboru odpowiedniego miejsca, terminu i formy wydarzenia, nie wchodziliśmy w aspekty event marketingu, bo nie na tym mi zależało, a jedynie lub aż, na spojrzeniu na ten temat przez pryzmat etykiety biznesy, czyli standardów, które sprawią, że nasze wydarzenia będą w każdym aspekcie perfekcyjne, zarówno z perspektywy organizatora jak też uczestnika – ale o tym opowiem więcej w kolejnym numerze TM.

Zapraszam również do lektury artykułu „Savoir vivre podczas spotkań biznesowych” na portalu http://hotelike.pl/wpis017/

Źródła:

Na podstawie materiałów merytorycznychInternational Etiquette and ProtocolAcademy of London
Dobromir Dziewulak „Precedencja Stanowisk publicznych w Polsce”
Adam Jarczyński – „Etykieta w biznesie – praktyczny poradnik savoir vivre” str. 62,63.