Czasami zdarza się, że niewiedza na temat tego jak się zachować odbiera nam pewność siebie i nie pozwala w pełni wykorzystać możliwości, które stawia przed nami życie zawodowe. Szczególnie jesteśmy na to narażeni podczas oficjalnych spotkań i wydarzeń, na styku relacji przełożony – pracownik czy w kontakcie z osobami reprezentującymi różne środowiska. Zamiast skupiać się na tym w czym jesteśmy specjalistami, zastanawiamy się: jak się do kogoś zwracać, jak przedstawić współpracowników, czy w relacjach służbowych honorować wiek, płeć, a może hierarchię.
I choć życie bez takich dylematów jest prostsze, to warto jednak czasami przemyśleć sposób w jaki działamy, w jaki budujemy relacje i czy robimy to właściwie. I tu nasuwa się kolejne pytanie, co to znaczy właściwie? Biorąc pod uwagę zjawisko socjologiczne jakim jest naiwny realizm, każdy z nas uzna, że nasz sposób patrzenia na świat, zachowania, komunikowania się i budowania relacji jest obiektywny i najlepszy. To pułapka w jaką wpadamy, a z której jedynym wyjściem jest uświadomienie sobie, że tak nie jest. Inaczej patrzymy na świat, inne mamy podejście do konwenansów, okazywania szacunku, podkreślania rangi, inaczej wolimy się komunikować i korzystamy w tym celu z różnych narzędzi. Mamy różny stosunek do punktualności, inaczej postrzegamy elegancki wygląd i nie dla wszystkich automatyczne przejście na „Ty” jest oznaką braku szacunku.
Jak więc postępować, żeby nikogo nie urazić i nie popełnić błędu? Zdrowy rozsądek, wyczucie i dostosowanie do okoliczności są zawsze na pierwszym miejscu. To podstawowe życiowe zasady, o których zawsze warto pamiętać. Są jednak sytuacje służbowe, które wymagają od nas znajomości jeszcze jednej z zasad – zasady precedencji, która definiuje zachowanie w bardzo wielu sytuacjach służbowych i z którą możemy mieć do czynienia na styku relacji przełożony – podwładny czy klient – dostawca.
Zasada precedencji.
To zasada, która mówi o tym, że w relacjach służbowych pierwszeństwo nad wiekiem i płcią ma ranga i zajmowane stanowisko. To jedna z najważniejszych zasad etykiety biznesu – ogólnie akceptowalnego języka kurtuazji, obowiązującego na całym świecie i praktykowanego na arenie politycznej oraz w międzynarodowych działaniach biznesowych.
Jej zastosowanie widzimy w wielu sytuacjach takich jak:
- Zapoznawanie ze sobą osób
- Przechodzenie na „Ty”
- Powitania
- Wręczanie wizytówek
- Zabieranie głosu z mównicy
- Składanie podpisów na pismach
- Zajmowanie miejsc w samochodzie
Zapoznawanie osób
Jeden z kluczowych aspektów budowania relacji w każdej branży również transporotowo logistycznej – nawiązywanie nowych znajomości, poznawanie osób i ułatwianie tego innym. Proces zapoznawania ze sobą osób jest mocno regulowany przez zasadę precedencji. W relacjach służbowych przedstawiamy osoby uwzględniając rangę i zajmowane stanowisko. Pamiętajmy przy tym, że osoby pełniące ważne funkcje polityczne, społeczne, osoby znane i cenione zyskują pierwszeństwo i priorytet.
- Osobie o randze wyższej, przedstawiamy osobę o randze niższej.
- Podajemy zawsze imię, nazwisko i firmę. Dobrze jest dodać kilka słów o danej osobie, co pomoże podtrzymać rozmowę nowo poznanym osobom.
- Jeśli do grona dołącza kolejna osoba – to tę osobę najpierw przedstawiamy pozostałym.
- Jeśli mamy zapoznać ze sobą osobę pojedynczą i parę, to parze przedstawimy singla i na odwrót.
- Jeśli nikt nas nie przedstawił – zróbmy to sami. Dzięki temu nie będziemy anonimowi. To niedopuszczalne w biznesie.
Wręczanie wizytówek
Robiąc to zgodnie z zasadami precedecni, uznaje się, że to osoba o randze wyższej inicjuje wymianę wizytówek jako pierwsza. Należy jednak pamiętać, że ma to szczególne uzasadnienie gdy różnica w zajmowanych stanowiskach jest znacząca. Nikt nie chce doświadczyć sytuacji, w której sam wręczy wizytówkę i nie otrzyma żadnej w rewanżu. To dość kłopotliwa sytuacja, której można uniknąć stosując zasadę precedencji. Nie ma ona zastosowania w przypadku takich profesji jak przedstawiciel handlowy czy opiekun klienta, bo oni najzwyczajniej w świecie muszą zostawić kontakt do siebie – niezależnie czy jest to wizytówka czy inna forma.
Skracanie dystansu
I tu swoje pięć groszy również wtrąca etykieta biznesu. Zgodnie z zasadami precedencji przywilej do skrócenia dystansu czy proponowania przejścia na „Ty” ma osoba o randze wyższej lub klient. Warto o tym przypomnieć szczególnie osobom z pokolenia Z czy Y, które w naturalny i często nieświadomy sposób dążą do skracania dystansu, co nie każdemu może odpowiadać szczególnie na wczesnym etapie znajomości.
Powitania
Choć doświadczamy powitań wielokrotnie na co dzień i nie specjalnie zastanawiamy się czy obowiązują tu jakieś wytyczne, warto wiedzieć, że w relacjach towarzyskich przyjęte są nieco inne zasady niż w relacjach służbowych. O tym kto wyciągnie dłoń na powitanie w prywatnych okolicznościach decyduje często wiek i płeć. Przywykliśmy, że to kobiety lub osoby starsze inicjują uścisk dłoni. W relacjach biznesowych jest nieco inaczej, z czym dość ciężko nam się pogodzić. Otóż w biznesie gospodarz ma zawsze przywilej wyciagnięcia dłoni na powitanie i to bez względu na to czy wita się z kobietą, mężczyzną czy osobą starszą. Podobnie osoba o randze wyższej bez skrępowania powinna inicjować uścisk dłoni z innymi, nie patrząc na wiek i płeć osób z którymi się wita. Współpracownicy witają się ze wszystkimi w ten sam sposób i jeśli jest to uścisk dłoni, nie ma potrzeby czekać aż to koleżanka wyciągnie dłoń jako pierwsza. To nie są okoliczności towarzyskie, a biznesowe więc wiek i płeć schodzą na dalszy plan. Ciężko nam bezkrytycznie zaakceptować zasady, jakże odmienne od tych wyniesionych z domu, gdzie wiek i płeć były na pierwszym miejscu.
Dobrze jednak wiedzieć jakie przywileje nam przysługują lub nie, a to czy z nich skorzystamy to już inna sprawa. Sugeruję zdrowy rozsądek i działanie zgodnie ze swoimi przekonaniami. Pamiętać jednak należy o tym, że jak pisał pan Tomasz Orłowski, polski dyplomata w swojej książce „Protokół i etykieta”, „Zasadnicza różnica między protokołem służbowym, a terrorystami sprowadza się do tego, że z terrorystami da się negocjować, a z protokołem służbowym nie[1]”. Co oznacza, że choć wiele sytuacji w biznesie transportowym nie wymaga zastosowania zasad precedencji to możemy kiedyś znaleźć się w takich okolicznościach, gdzie należy zachować się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, niezależnie od naszych osobistych preferencji.
Zasada precedencji wynikającej z rangi, jest dla jednych bardziej, a dla innych mniej ważna. Jedni nie mają pojęcia o jej istnieniu, inni stosują ją na co dzień i oczekują tego od współpracowników i partnerów biznesowych. I choć świat się zmienia, a coraz młodsze pokolenie rzadziej sięgają do zasad etykiety, to wychowankowie „starej szkoły” wciąż zwracają i zwracać będą uwagę na te drobne niuanse. Warto znać zasady etykiety i precedencji nie tylko dlatego żeby czuć się pewniej i bez kompleksów poruszać się po zróżnicowanym środowisku biznesowym, ale też dlatego by dostosować swoje zachowanie i sposób budowania relacji do danej osoby, naszego partnera biznesowego. Umieć czytać mikrogesty, które często pokazują jakim zasadom hołduje, na co zwraca uwagę i czego może od nas oczekiwać. Pamiętajmy, że podobieństwo uznawane jest za jeden z kluczowych czynników sukcesu relacji. Wykorzystajmy tę wiedzę. To najlepszy sposób na budowanie udanych relacji biznesowych niezależnie od tego czy dzielą nas kilometry na mapie czy daty w metrykach urodzeń.
Sprawdź swoją wiedzę z zakresu precedencji: https://projektowniawizerunku.pl/testy-sprawdz-swoja-wiedze-z-zakresu-etykiety-biznesu/
[1] T.Orłowski, „Protokół dyplomatyczny ceremoniał i etykieta”, Warszawa 2010, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych
