Etykieta telefoniczna

Bieżące połączenia służbowe wykonujemy w godzinach:

• 8:00-20:00 każdego dnia
• 9:00-17:00 od poniedziałku do piątku
• 8:00-20:00 od poniedziałku do piątku

Inicjując rozmowę telefoniczną, podajemy kolejno:

• nazwę firmy/instytucji, imię i nazwisko
• imię i nazwisko, nazwa instytucji/firmy
• jedynie imię i nazwisko

Po nieudanej próby połączenia (sprawy bieżące), zgodnie z zasadami etykiety, kolejne połączenie wykonujemy:

• drugą próbę możemy podjąć nawet zaraz po pierwszej, jednak kolejne po upływnie min. 1h
• nie dzwonimy ponownie, czekamy na telefon zwrotny od osoby, do której dzwoniliśmy
• po 20 minutach dzwonimy ponownie

Podczas spotkania biznesowego dzwoni telefon stacjonarny, co robimy?:

• odbieramy telefon, prosząc o ponowny kontakt w późniejszym terminie
• odbieramy połączenie i przeprowadzamy rozmowę przy kliencie
• przepraszamy klienta na chwilę, odbieramy połączenie, mówiąc, że jesteśmy w trakcie spotkania biznesowego i obiecując kontakt w późniejszym terminie po czym wracamy do rozmowy z klientem

Podczas rozmowy telefonicznej z klientem A, wchodzi do nas klient B. Co zgodnie z etykietą powinniśmy zrobić?

• nie przerywamy rozmowy, a dopiero po jej zakończeniu witamy się z gościem
• przepraszamy rozmówcę na chwilę i prosimy, by gość zaczekał w wyznaczonym miejscu, po czym kontynuujemy rozmowę
• przekazujemy słuchawkę osobie trzeciej, np. asystentce i witamy się z gościem

W przypadku, gdy połączenie telefoniczne zostanie przerwane oddzwania:

• osoba, która inicjowała rozmowę
• nie ma znaczenia
• po upływie kwadransu oddzwania osoba niższa rangą