Precedencja w biznesie – czyli o tym kto pierwszy, komu i dlaczego



precedencja-300x400screen

Precedencja odgrywa ciągle ważna rolę w życiu publicznym. Definiuje zachowania zarówno na arenie politycznej – co ustala i opisuje protokół dyplomatyczny, jak i w świecie biznesu – o czym mówi etykieta biznesu, a w relacjach towarzyskich – etykieta towarzyska. O ile w ostatnim przypadku brak wiedzy z zakresu precedencji  może spowodować niezręczną sytuację i odrobinę wstydu, tak w kwestii relacji biznesowych czy dyplomatycznych, mamy do stracenia znacznie więcej.



Termin „precedencja” wywodzi się z łacińskiego praecedentia  i oznacza „pierwsze miejsce, pierwszeństwo, prym” . Pierwsze wzmianki o precedencji pochodzą z XIII wieku z Anglii i Francji i dotyczą zapisów ustanawiających porządek podczas ceremonii dworskich, podpisywania dokumentów czy zasiadania i wstawania od stołu. W Polsce zasady precedencji ustalać zaczęto w późnym średniowieczu. Kluczowym wydarzeniem,  mającym wpływ na obecny wymiar precedencji i etykiety, był Kongres Wiedeński, podczas którego usystematyzowano i ukształtowano podstawowe zasady dotyczące pierwszeństwa w dyplomacji i życiu publicznym.

Precedencja określa porządek pierwszeństwa, w tym kolejność przedstawiania się, zabierania głosu, witania, zajmowania miejsc przy stole czy w samochodzie, definiuje kto pierwszy podaje dłoń, wręcza wizytówkę czy wchodzi do pomieszczenia. W dyplomacji to drogowskaz, który określa również kolejność przybywania na przyjęcia, składania wieńców oraz wyznacza miejsce na wspólnym zdjęciu czy w kolumnie samochodowej. Te i wiele innych zagadnień definiuje protokół dyplomatyczny, ze znajomości którego jesteśmy zwolnieni, jeśli prowadząc działania biznesowe nie mamy częstej styczności ze światem polityki. Inaczej jest z zasadami precedencji w biznesie, które warto przyswoić i umieć umiejętnie zastosować w zależności od sytuacji i związanych z nią okoliczności.

Najczęściej popełnianym błędem jest mylenie etykiety biznesu z etykietą towarzyską. W przeciwieństwie do etykiety towarzyskiej, w biznesie wiek i płeć mają mniejsze znaczenie niż pozycja i zajmowane stanowisko. Osoba wyższa rangą ma więc pierwszeństwo i specjalne przywileje. W relacjach towarzyskich to kobiety i osoby starsze są bardziej uprzywilejowane. Niewiedza na temat tej zasadniczej różnicy sprawia, że wciąż spotykamy się z takimi błędami jak: oczekiwanie, że to kobieta wyciągnie pierwsza dłoń (ma to uzasadnienie tylko, jeśli jej ranga jest wyższa), całowanie kobiecej dłoni, przepuszczanie kobiety przodem, odsuwanie kobiecie krzesła, witanie najpierw osób starszych, a potem osób wyższych rangą. W biznesie powinniśmy zapomnieć o konwenansach i zapamiętać podstawowe zasady precedencji

Powitanie i pożegnanie.

Podczas powitania i pożegnania wykonujemy kilka czynności, podczas których zasada pierwszeństwa odgrywa kluczowe znaczenie.

  • Osoba niższa rangą jako pierwsza wita się z osobą o wyższej randze co oznacza, że pierwsza mówi np.„dzień dobry”, ale nie inicjuje uścisku dłoni. To przywilej osoby zajmującej wyższe stanowisko.
  • Podchodząc do grupy witamy się zawsze najpierw z osobą o najwyższej randze, która jako pierwsza wyciąga dłoń na powitanie. Następnie witamy się z pozostałymi.
  • Jeśli dochodzi do wymiany wizytówek, najlepiej jest jeśli to osoba na wyższym stanowisku jako pierwsza wręczy swoją wizytówkę osobie niższej rangą.
  • Chcąc zapoznać ze sobą dwie osoby, pamiętajmy, że zawsze przedstawiamy najpierw osobę na niższym stanowisku, osobie zajmującej wyższą pozycję.  W biznesie Klient traktowany jest zawsze priorytetowo. Jeśli przedstawiamy naszemu kierownikowi jednego z naszych Klientów, to pamiętajmy, że Klient zawsze będzie miał pierwszeństwo i to jemu przedstawiamy najpierw naszego kierownika a dopiero potem kierownikowi przedstawiamy Klienta.

Żegnając się stosujemy zasadę odwrotną do tej praktykowanej podczas powitań. Osoba wyższa rangą żegna się jako pierwsza.
Opuszczając zebranie, które jeszcze trwa, rezygnujemy z uścisku dłoni w celu pożegnania ze wszystkimi. Zaburzyłoby to porządek spotkania i zwróciło nadmierną uwagę na nasze wyjście. Pożegnać możemy się jedynie z prowadzącym zebranie, jeśli nie wymaga to od nas dużych przemieszczeń, ewentualnie z osobami siedzącymi  obok nas.

Zasiadanie przy stole

Tu sprawa się nieco komplikuje, bo wszystko zależy od tego czy przyjęcie jest z osobami towarzyszącymi czy bez osób towarzyszących, czy zasiadamy przy stołach okrągłych a może prostokątnych, czy gospodarz i gość honorowy jest jeden czy może kilku. Ze względu na mnogość opcji, każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie.

Z większością poradzimy sobie jednak pamiętając o podstawowych założeniach precedencji podczas przyjęć:

  • Gość Honorowy i Gospodarz zawsze mają pierwszeństwo
  • Gospodarz zasiada zawsze na szczycie lub po środku długiej krawędzi stołu
  • Gość Honorowy zasiada po prawej stronie gospodarza
  • Zgodnie z założeniami etykiety małżonkowie są traktowani jako goście o równej randze
  • Goście zasiadają do stołu zgodnie z hierarchią – im bliżej gościa i gospodarza, tym wyższa ranga gościa
  • Nie jest nietaktem posadzenie gościa honorowej naprzeciw gospodarza. Dopuszczalne jest to wówczas, gdy gospodarz siedzi dokładnie po środku dłuższego boku stołu a po swojej prawej i lewej stronie ma parzystą liczbę gości. Zważywszy jednak na to, że zgodnie z zasadami etykiety, prowadzimy rozmowę jedynie z osobami siedzącymi po naszej prawej i lewej stronie, układ ten znacznie utrudni nam kontakt z naszym gościem.
  • Gość honorowy nie powinien siedzieć plecami do drzwi wejściowych lub do sceny
  • W przypadku zasiadania przy okrągłym stole, tu również obowiązuje zasada, że po prawej stronie gospodarza zasiada gość honorowy, a pozostali goście zajmują miejsca zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga.

Pamiętajmy jeszcze o tym żeby, w miarę możliwości, usadzać gości tak by dwie kobiety lub dwaj mężczyźni nie siedzieli obok siebie. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania stąd priorytetem jest przede wszystkim rozsadzenie kobiet. Podobnie jest w kwestii małżeństw, które nie powinny siedzieć razem. Pary powinniśmy mieszać, tak by urozmaicić rozmowę.

W podróży

Podczas podróży samochodem, również obowiązuje zasada precedencji, według której usadzamy naszych gości. Wszystko zależy od tego ile osób jedzie oraz czy gospodarz sam prowadzi samochód, czy jedziemy z kierowcą.
W drugim przypadku najbardziej uprzywilejowane jest miejsce z tyłu, po prawej stronie, przy drzwiach. Drugie w kolejności jest miejsce po stronie lewej, za kierowcą a kolejne w środku. Najmniej uprzywilejowane to miejsce z przodu, przy kierowcy.
W sytuacji, gdy jedzie tylko trzech pasażerów to zajmują oni dwa miejsca z tyłu i jedno z przodu.
Jeśli samochód prowadzi gospodarz, to najbardziej uprzywilejowanym miejscem będzie to z przodu, obok kierowcy. Kolejne miejsca zajmujemy analogicznie do sytuacji pierwszej.

Pierwszeństwo przy wchodzeniu i wychodzeniu

Wejście do budynku, windy czy środka komunikacji wiąże się również z zasadami pierwszeństwa.
O ile w etykiecie towarzyskiej przepuszczamy jako pierwsze kobiety i osoby starsze, tak w relacjach biznesowych będą to osoby wyższe rangą. Należy tu jednak pamiętać o zdrowym rozsądku, zgodnie z którym, windę powinna opuścić jako pierwsza, osoba stojąca tuż przy drzwiach, a nie Prezes, który stoi zupełnie z tyłu.
W przypadku wejścia do pomieszczeń, czy budynków,  przepuszczamy osoby na wyższych stanowiskach. Jeśli zaistnieje taka sytuacja, że nasz gość nie wie którędy iść po wejściu do budynku, bo na przykład znajduje się w nim po raz pierwszy, uprzedźmy go, że pójdziemy przodem w celu poprowadzenia we właściwe miejsce. Nie będzie to nietaktem, a pozwoli uniknąć konsternacji.

Zasada precedencji dotyczyć może jeszcze wielu kwestii z którymi spotykamy się na co dzień. Znając podstawowe zasady, jesteśmy w stanie sami intuicyjnie odnaleźć się w danej sytuacji. Poza wiedzą kluczową rolę odgrywa również intuicja i umiejętność dostosowania się do okoliczności i środowiska, w którym funkcjonujemy. Clarence Thomas (amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego USA) powiedział, że „Elegancja i dobre maniery pomogą Ci otworzyć drzwi, których nie otworzy nawet najlepsza edukacja”. Znajomość zasad precedencji pozwoli nam na przejście przez nie w odpowiedniej kolejności, w odpowiednim czasie i z odpowiednimi ludźmi. Czy nie jest to doskonały początek?