O kulturze Państwa Środka i Kraju kwitnącej wiśni – czyli o czym należy pamiętać współpracując z partnerami biznesowymi z Chin i Japonii



chiny-japonia-300x400screen

Stracić kontrakt z powodu niewłaściwego potraktowania wizytówki otrzymanej od przyszłego kontrahenta – czy jest to możliwe? Otóż tak, szczególne gdy ów kontrahent pochodzi z Japonii czy Chin, gdzie wręczanie i otrzymywanie wizytówek to pewnego rodzaju rytuał, który ma pokazać szacunek i zaangażowanie w budowane relacje.  To tylko autentyczny przykład, który ma zwrócić uwagę na to jak odmienne mogą być zwyczaje kulturowe i jak dalekie możemy ponieść konsekwencje, nie znając zwyczajów i kultury naszych zagranicznych kontrahentów.



Chiny i Japonia, to wizytówka dalekowschodniej kultury i obyczajów, które choć kojarzą nam się z piękną egzotyką to znacznie odbiegają od norm i obyczajów praktykowanych w naszym kraju, a tym samym mogą przysparzać nam sporych kłopotów podczas budowania relacji służbowych.

Oba kraje należą do kultur Propartnerskich, Ceremonialnych i Hierarchicznych. W praktyce oznacza to, że zarówno Japończycy jak i Chińczycy nastawieni są przede wszystkim na relacje, które są dla nich kluczowym aspektem podczas nawiązywania kontaktów biznesowych. Chińczycy i Japończycy robią interesy z ludźmi, a nie z instytucjami, stąd bardzo ważne są osobiste kontakty i lojalność, a działania biznesowe prowadzi się na podstawie relacji międzyludzkich. Oznacza to, że zanim rozpoczniemy rozmowy o interesach, powinniśmy cierpliwie poświęcić czas na wzajemne poznanie się, wspólne wyjście na kolację, rozmowę o sprawach niezwiązanych z biznesem. Nieocenione może okazać się również wspólne wypicie dobrego alkoholowego trunku, po którym z reguły następuje zmniejszenie dystansu w relacjach.

W obu tych kulturach również hierarchia odgrywa bardzo ważną rolę. Szczególny szacunek okazuje się osobom zajmującym wysokie pozycje zarówno w hierarchii służbowej jak i społecznej. Wiek jest ściśle powiązany z zajmowaną pozycją i z reguły osoby starsze piastują wyższe stanowiska w firmach. Warto pamiętać o tym przygotowując się do spotkania i zadbać o to by wśród naszej reprezentacji znalazły się osoby o podobnym statusie i stażu pracy.  Nawiązując kontakty należy pamiętać też o poszanowaniu kolejności i oddaniu należytego szacunku osobom o wyższej pozycji, na co szczególnie są wyczuleni.

Charakterystyczną cechą tych kultur jest również powściągliwość w kontaktach z innymi ludźmi. Mimo, że nastawieni są na budowanie relacji, to te kontakty  odbywają się z zachowaniem dystansu i bez okazywania emocji. Niewskazane jest nadmierne gestykulowanie, okazywanie uczuć czy utrata panowania nad sobą.

Pierwszy kontakt

  • Punktualność – zarówno w Chinach jak i Japonii szczególną wagę przywiązuje się do punktualności, a spóźnienie lub odwołanie spotkania, bez większej przyczyny, traktują jako brak szacunku.
  • Powitanie – najczęściej praktykowany jest ukłon oraz delikatny uścisk dłoni. Unikamy natarczywych spojrzeń, a witając się z Chińczykami wskazane jest delikatne opuszczenie wzroku. Nie należy poklepywać się przy powitaniu, ani obejmować.  Zarówno w Chinach jak i Japonii przedstawiając się podaje się najpierw nazwisko a następnie swoje imię.
  • Tytułowanie – zwracamy się do określonej osoby po nazwisku lub używamy tytułów zawodowych (np. dyrektor, inżynier). Zwracając się do Japończyka dodajemy przyrostek „san”. Nie mówimy do Chińczyków czy Japończyków po imieniu, chyba, że nas o to poproszą.
  • Wizytówki – zarówno w Japonii jak i Chinach wręczanie wizytówek to prawdziwy rytuał. Pamiętajmy, żeby okazać otrzymanej wizytówce należyty szacunek poprzez skupienie wzroku na niej, a następnie włożenie jej do wizytownika – nigdy kieszeni spodni. Wizytówkę odbieramy i podajemy obiema rękami, nie piszemy również nic na wizytówkach w obecności gościa. Podajemy wizytówkę tak, by osoba obdarowana mogła od razu przeczytać co jest na niej napisane.
  • Ubiór – oba narody cenią elegancki, ale skromny wygląd. Dla mężczyzn jest to garnitur lub biała koszula ze stonowanym krawatem. Dla kobiet odpowiednim strojem będzie garsonka / spodnium lub sukienka. Podobnie jak w Polsce, wykluczone są krótkie spódnice, duże dekolty, krzykliwe kolory i ekstrawagancka biżuteria. Najbardziej preferowane obuwie dla pań to buty na płaskim lub niewysokim obcasie.

Komunikacja i współpraca biznesowa

Wiele opracowań na temat charakterystyki kultury Japońskiej i Chińskiej podkreśla, że w relacjach służbowych w Chinach jak i Japonii, najważniejsza jest grupa, stąd pracownicy postrzegają siebie jako część grupy i to ona jest najważniejsza. Poszczególne decyzje podejmowane są grupowo, podlegają licznym konsultacjom, w których interes grupy jest najważniejszy. Szczególnie widoczne jest to w komunikacji, bo o tyle o ile w Polsce powiemy „Ja”, „Mój projekt” – o tyle w Chinach czy Japonii powiemy „My”, „Nasz projekt”. Warto o tym pamiętać i nieco przestawić na tryb „grupy”, argumentując pewne działania, czy informując o pewnych decyzjach naszych azjatyckich partnerów biznesowych: wówczas „Zadecydowaliśmy” czy „Firma postanowiła” będzie odpowiedniejszym zwrotem niż „Zadecydowałem” czy „Postanowiłem”.

To co może przysporzyć nam trudności w kontaktach z Japończykami i Chińczykami, to sposób w jaki się komunikują.  W naszej kulturze komunikacja przebiega w sposób otwarty, co oznacza, że nie mamy większych problemów z przekazywaniem nawet tych trudnych informacji. W Chinach i Japonii nie prowadzi się jasnej i bezpośredniej komunikacji. Wysyłane są wieloznaczne komunikaty, czasami o ukrytym znaczeniu. Unika się przekazów, które mogą wprawić kogoś w zły nastrój, podważyć autorytet lub naruszyć godność. Chińczycy bardzo rzadko mówią „NIE”, nawet jeśli się z czymś nie zgadzają. Osoby współpracujące na co dzień z kulturą chińską czy japońską, radzą by nie być zbyt dosłownym w komunikacji i w wyrażaniu swoich opinii. Niewskazane jest też pokazywania zdenerwowania, a wszelkie tematy sporne i konflikty należy rozwiązywać na osobności. Utrata zimnej krwi grozi utratą zaufania. Podczas komunikacji służbowej warto by kontaktowały się ze sobą osoby o podobnej randze i pozycji.

Zarówno w Chinach jak i Japonii decyzje podejmowane są dość wolno. Nie wypada okazać zniecierpliwienia lub ponaglać naszych zagranicznych współpracowników. Uznane to może zostać za duży nietakt. Decyzje podejmowane są po licznych konsultacjach, stąd tempo pracy jest dość powolne, a finalne terminy są traktowane dość elastycznie. Warto monitorować postępy prac na bieżąco.

Pierwszy kontakt

  • Wchodząc do czyjegoś domu, zawsze ściągamy obuwie
  • Nie wolno pokazywać podeszwy buta
  • Jedząc pałeczkami nigdy nie wbijamy ich na sztorc w potrawę, a po zakończonym posiłku odkładamy je na specjalną podpórkę. Nie należy nigdy zostawiać pałeczek w misce lub na talerzu.
  • Nie należy wkładać rąk do ust, obgryzać paznokci, dłubać w zębach, chować do kieszeni chusteczki po wyczyszczeniu nosa. Zachowania tego typu zostaną odebrane jako bardzo niegrzeczne. Pokazując na coś, wskazujemy to całą dłonią, a nie palcem.
  • Pozytywne kolory to czerwony i złoty. Unikamy kolorów: białego, czarnego i niebieskiego (kojarzą się z pogrzebami).
  • Nieparzyste cyfry kojarzą się z nieszczęściem (parzyste za to ze szczęściem)
  • Prezenty odgrywają istotną rolę w budowaniu relacji. W Chinach prezenty przyjmujemy obiema rękami i rozpakowujemy po spotkaniu, nie w obecności osoby, która nam go podarowała. Unikamy wręczania noży i zegarów. W kulturze chińskiej negatywnie się kojarzą. W Japonii opakowanie prezentu jest równie ważne jak sam prezent, stąd prezent powinien być estetycznie i starannie zapakowany.

Czytając liczne relacje z podróży, czy opisy budowania relacji biznesowych z Chińczykami lub Japończykami, napotykam na powtarzający się element pewnego szoku, który towarzyszy poznaniu tych kultur. Wiele może nas dziwić, wiele nas też dzieli, jednak świadomość tych różnic może pomóc nam uniknąć niezręcznych sytuacji i przyspieszyć budowanie, tak ważnych dla tych kultur, relacji. Czasem łatwiej jest powiedzieć: dziwny, niż dać sobie czas na poznanie, zrozumienie pewnych różnic. Nie zawsze mamy w sobie chęć otworzenia się na nową kulturę, często brakuje nam na to czasu. Jednak skoro biznes to w głównej mierze właśnie relacje, to czy nie warto budować je świadomie, w oparciu o wzajemną ciekawość i szacunek, które są doskonałym wstępem do rozpoczęcia każdej znajomości, nie tylko tej służbowej.


Źródła:

„Światowe kultury biznesu” – Barry Tomalin, Mike Nicks
„ Różnice kulturowe w biznesie” – Radosław Zenderowski, Bartosz Koziński